VŒre tjenster gj¿r din bedrift i stand til Œ bli en del av den nye mediehverdagen!

Slik Dataforeningen konstaterte i Kampanje nylig, er det fortsatt få norske virksomheter som har etablert kjøreregler, et veiledningsdokument eller en policy for hvordan man håndterer sosiale medier. Det gjelder både virksomhetens egen aktivitet i sosiale medier, og hvordan bedrifter og aktører forholder seg til at ansatte ytrer seg på nett. For det gjør de.

Diskusjonen rundt WimpGate og den mye omtalte ansettelsen/av-ansettelsen av Desiree Karlsen da hun tvitret om sitt syn på Paradise Hotel gjør det bare enda tydeligere at mange bedrifter trenger å oppdatere rutinene sine for sosiale medier. Men det er én sektor man sjelden hører noe om i disse undersøkelsene og mediesakene: den offentlige.

Spesielle utfordringer i offentlig sektor

Vi har holdt en rekke kurs i sosiale medier gjennom Kommunikasjonsforeningen. Der har vi hatt mange deltakere fra offentlig sektor. Og det slår så godt som aldri feil: Det er representanter for offentlig kommunikasjon som etterlyser retningslinjer, regelverk, en hvilken som helst rettesnor for hvordan de skal håndtere sosiale medier.

Det er viktig at offentlig sektor tenker gjennom dette. Ikke minst fordi offentlig sektor møter noen helt spesielle problemer og utfordringer i sin kommunikasjon med omverdenen:

• Ansatte har selvsagt ytringsfrihet i sosiale medier. Men kan det fÃ¥ konsekvenser for dem pÃ¥ jobben?
• En saksbehandler blir beskyldt for inhabilitet fordi h*n er perifer Facebook-venn med en part i en klagesak. Hvordan hÃ¥ndterer vi det?
• Er det ok for en lærer Ã¥ bli Facebook-venn med elevene sine? Eller for en sykepleier Ã¥ kommentere pÃ¥ bloggen til pÃ¥rørende i psykiatrien?
• Hvordan forholder henvendelser vi fÃ¥r i sosiale medier seg til lovverk som offentlighetsloven og arkivloven? Hvordan kan vi sikre demokratisk gjennomsiktighet og etterrettelighet i vÃ¥r aktivitet i sosiale medier?

Trenger vi en policy?

Egentlig burde det ikke være nødvendig å utvikle spesielle retningslinjer for sosiale medier. Det er stort sett snakk om å bruke sunn fornuft. Og det er dessuten viktig å ikke se på sosiale medier som noe nytt, enestående, spesielt eller unikt som krever helt egne regler og kjøreregler. Vi har allerede personalhåndbøker, kommunikasjonsstrategier og andre dokumenter som sier mye om kommunikasjonen vår. Det viktigste er å oppdatere disse.

Men i en overgangsfase kan det være behov for en presisering om at den nye teknologien faktisk er noe vi må forholde oss til. At Facebook, Twitter og andre verktøy faktisk er en del av arbeidshverdagen og ikke bare leketøy. At utfordringene med habilitet og taushetsplikt vi møter hver dag, også gjelder på nett.

I offentlig sektor er det også viktig at et eventuelt policy-dokument bidrar til en forståelse av hvorfor vi velger å bruke sosiale medier. Det er nemlig ikke sånn at alle sitter og brenner etter å få slippe til for å kommunisere på nett. I en del tilfeller trengs et sterkt dokument for å gi de ansatte trygghet nok til å tørre å slippe seg ut i de sosiale mediene på jobbens vegne. Enkelte ting føles rett og slett tryggere når du har fått opplæring i spillereglene.

Noen foregangskommuner

Heldigvis skjer det mye positivt i det offentlige Norge om dagen. Alf Tore Meling har skrevet fint om kommunal aktivitet i sosiale medier på Kuttisme-bloggen. Og mange virksomheter har fått på plass retningslinjer for egen bruk av sosiale medier:

Vi har tidligere skrevet positivt om Kongsvinger kommunes aktivitet på nett. Bloggen deres er fortsatt verd å følge med på. Der har de også skrevet om sitt forhold til retningslinjer. Kongsvinger har lånt inspirasjon fra Pål Hivand og Bærum Beta i dette arbeidet; Hivand har vært en foregangsaktør i offentlig sektor lenge.

Hvordan tenker dere andre fra offentlig sektor på dette med policy for deltakelse i sosiale medier? Har noen av dere gjort noe lurt for å håndtere habilitets- og arkiveringsproblematikk? Her er vi nysgjerrige, og vi får stadig spørsmål på kurs, så vi håper dere deler deres erfaringer med oss.

Det er også mye myndigheter kan bruke sosiale medier aktivt til. Det har vi nevnt i et tidligere innlegg på bloggen vår.