Gode råd når IT-sjefen sier nei til sosiale medier

Både sist høst og i vår har vi holdt mange kurs i sosiale medier gjennom Kommunikasjonsforeningen. Det synes vi er kjempegøy! Aller best er det at kursene er stappfulle og vi stadig har satt opp ekstrakurs. Vi ser det som en indikasjon på at mange virksomheter nå er kommet i gang med arbeid i sosiale medier og at de har lyst til å gjøre det ordentlig.

Sier nei til sosiale medier

Men mange kommunikasjonsfolk har møtt én hindring på veien: IT-avdelinga. Både fra offentlig og privat sektor har vi fått høre at IT-sjefen og datafolkene på huset er de som setter foten ned når noen vil begynne å bruke sosiale medier. Vi sier altså på ingen måte at alle IT-avdelinger og datasjefer er slik, bare at mange har møtt denne problematikken.

Noen får ikke tilgang til sider som Facebook og YouTube. Andre får ikke laste ned praktisk programvare, for eksempel TweetDeck. Eller du har ikke tilgang til å bruke andre nettlesere enn Internet Explorer – mange steder fortsatt i den utdaterte IE6-versjonen. Og så videre og så videre.

Begrunnelsene spenner fra “det er risiko for virus” til “det er ikke relevant for jobben vår” og “vi har ikke råd til å kjøre ut ny programvare til alle”.

Hjelp fra en IT-sjef

Heldigvis er ikke alle IT-folk som Espen Eckbos Rino Thue. I Kongsvinger kommune er IT-sjef Audun Wangen en pådriver i kommunens arbeid for å integrere sosiale medier. Kommunen har en bevisst tanke med sin satsing i sosiale medier. De har også kommet ganske langt i arbeidet. Så vi har spurt Audun Wangen om råd til hvordan du får IT-avdelinga med på laget.

Hvorfor bør kommuner være aktive i sosiale medier?

Det blir litt opp til hver enkelt kommune å finne ut hvorfor de skal bruke sosiale medier. Vi satte opp en visjon og noen målsetninger for kommunen og fant ut at sosiale medier passet veldig godt inn i strategien vår. Det er ikke sikkert det gjelder alle kommuner. En ting som er sikkert er i alle fall at det finnes en dialog der ute hvor kommuner (som ikke er i sosiale medier) er fraværende, og sjansene er svært store for at man også får mye kritikk der (og ikke alt er like konstruktivt). Så hvorfor ikke delta i debatten og være med å styre debatten? («the best way to control the conversation is by improving the conversation») Jeg kan skrive under på at det fungerer. Hvorfor ikke få et firma til å kjøre en omdømmeanalyse av bedriften? Da ser man fort hvor skoen trykker.

Hvordan argumenterer vi i forhold til datasikkerhet?

Sikkerhet når det gjelder sosiale nettsteder har jo flere sider ved seg, både i forhold til personvern, lovverk (arkivloven), virus og omdømme. På en annen side sier kommuneloven at kommunen plikter å drive aktiv, utadrettet informasjon og legge til rette for innsyn i forvaltningen, så på mange måter er man allerede eksponert. Jeg vil tro det kan være vanskelig å argumentere godt mot IT-avdelinga i forhold til dette, men man kan jo begynne med å lage en kommunikasjonsstrategi som også kan brukes for sosiale meider, slik Bærum kommune har gjort

Hvilke verktøy bør vi kunne bruke?

Som oftest har IT-avdelingen svært lite med driften av sosiale nettsteder å gjøre, for alle data og verktøy ligger på nett. Alt kjøres som regel via en nettleser, og jeg tror ikke det finnes noen kommuner som ikke tilbyr det for sine ansatte. Kongsvinger bruker noen få ekstra verktøy: Flickr Uploadr, TweetDeck og mobiltelefoner med Twitter-klient, e-post og Facebook. I tillegg har noen i webredaksjonen et videokamera, fotoapparat og programvare for redigering av bilder og video. Det er imidlertid ikke nødvendig for å satse på sosiale medier. Vi bruker forresten terminalserver mye i kommunen, og disse klarer ikke å kjøre Flash. Det vil si at de ansatte ikke får sett filmene vi publiserer på Youtube på jobb, men dette er heller ikke noe problem, ettersom vi gjør dette for publikum og ikke for de ansatte.

Takk for hjelpen til Audun! Vi oppsummerer med noen gode råd sammenstilt etter innspill på kurs.

Gode råd før du møter IT-sjefen

Hvis du som kommunikatør eller markedsfører mener det er viktig og riktig for virksomheten deres å være aktiv i sosiale medier, men frykter møtet med IT-avdelinga, ta med deg disse rådene på veien.

1. Ha en god begrunnelse for bruken av sosiale medier og en klar strategi for hva dere ønsker å oppnå ved å være til stede.
2. Sørg for at satsingen er forankret i ledelsen; det som er prioritert der, blir også prioritert nedover i virksomheten.
3. Gjør alt for å få IT-avdelinga på laget. Gjør dem til en viktig medspiller heller enn potensiell motspiller. Lær av dem og deres eventuelle motforestillinger underveis. Folk blir mye mer hjelpsomme hvis de får påvirke det som skal skje.
4. Vit hva du trenger av nedlastingstilgang, administratorretigheter på egen maskin, programvare m.v. Har du en liste klar over det du trenger, er det enklere for den som eventuelt skal installere for deg.

Blogginnlegg | kommunikasjon, Kongsvinger, markedsføring, offentlig sektor, sosiale medier | Permalink | Del artikkelen på: